Conditions Générales d'Utilisation (CGU) — v2.0.2

Dernière mise à jour : 12 juin 2026

1. Définitions

Dans les présentes Conditions Générales d'Utilisation (les « CGU ») :

Welby désigne Hundred Technologies Sàrl/GmbH, Rue du Dauphiné 11, 1203 Genève, Suisse, IDE : CH-486.714.259, éditrice du Service.
Service désigne la plateforme SaaS Welby et l'ensemble des fonctionnalités décrites à l'Article 2.
Client désigne la personne morale (ou, le cas échéant, la personne physique exerçant à titre professionnel) qui souscrit au Service : opérateur d'une activité non médicale (institut esthétique non médical, spa, wellness, ou activité similaire) établi en Suisse.
Utilisateur Autorisé désigne toute personne physique habilitée par le Client à accéder au Service en son nom (gérant, esthéticien, personnel administratif).
Compte désigne l'espace dédié au Client sur le Service.
Établissement désigne le local commercial du Client (institut) depuis lequel le Service est exploité.
Client Final désigne la personne physique recevant les prestations non médicales du Client (la masculinisation est utilisée par défaut et désigne, sans distinction de genre, toute personne concernée).
Données Clients désigne les données à caractère personnel relatives aux Clients Finaux saisies par le Client ou ses Utilisateurs Autorisés dans le Service (anamnèse, consentements, photographies, notes, coordonnées).
Données Compte désigne les données à caractère personnel relatives au Client et à ses Utilisateurs Autorisés, ainsi que les données techniques de connexion.
DPA désigne l'accord de traitement des données conclu entre Welby et le Client en sa qualité de responsable du traitement.
AUP désigne la Politique d'Usage Acceptable.
Déclaration de finalité prévue désigne la déclaration publiée par Welby (welby.ch/legal/intended_purpose) qualifiant le Service comme outil administratif hors dispositif médical.
nLPD : Loi fédérale suisse sur la protection des données du 25 septembre 2020.
RGPD : Règlement (UE) 2016/679.
MDR : Règlement (UE) 2017/745 sur les dispositifs médicaux.
MedDO : Ordonnance suisse sur les dispositifs médicaux (RS 812.213).
SCSE : Loi fédérale sur la signature électronique (RS 943.03).
O-LRNIS : Ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection contre les dangers liés au rayonnement non ionisant et au son (RS 814.711), régissant notamment les traitements esthétiques utilisant le laser, la lumière pulsée intense (IPL), les courants électriques à haute fréquence, le son et le froid. La conformité du Client à l'O-LRNIS (qualifications du personnel, équipements, déclaration auprès de l'OFSP) relève de la seule responsabilité du Client ; le Service est un outil documentaire et n'atteste ni ne contrôle cette conformité.
Art. 321 CP : article 321 du Code pénal suisse relatif au secret professionnel des personnes exerçant une profession médicale ou apparentée.

2. Objet — Qualification du Service

2.1 Nature administrative et non médicale

Welby est une plateforme SaaS destinée à la gestion documentaire et administrative des prestations non médicales (esthétique non médicale, spa, wellness, ou similaires). Le Service permet exclusivement :

(a) la collecte et l'archivage de formulaires d'anamnèse renseignés par le Client Final ;
(b) la collecte et l'archivage de consentements éclairés signés électroniquement ;
(c) l'affichage juxtaposé de photographies « avant / après » ;
(d) la saisie manuelle, par le Client, de paramètres de séance (durée, produits utilisés, zones traitées) ;
(e) la prise de notes libres par le praticien ;
(f) la génération assistée par IA de modèles de formulaires d'accueil et de listes de prix, sur la base des informations de configuration fournies par le Client.

2.2 Hors dispositif médical

Le Service n'est pas un dispositif médical au sens de l'art. 2(1) MDR ni de la MedDO. En particulier, le Service n'effectue :

(a) aucune fonction de diagnostic, dépistage, prédiction de pathologie ou d'état clinique ;
(b) aucune recommandation thérapeutique, posologique ou de prise en charge clinique ;
(c) aucun calcul de score de risque clinique ni stratification d'une population de personnes ;
(d) aucune aide à la décision clinique (« clinical decision support ») ;
(e) aucune surveillance physiologique, aucun suivi de paramètres vitaux ni de constantes ;
(f) aucune analyse automatisée d'image à des fins de qualification clinique (les photographies sont stockées et juxtaposées, sans interprétation par le Service) ;
(g) aucune fonction d'accessoire de dispositif médical au sens de l'art. 2(2) MDR.

La Déclaration de finalité prévue détaille cette qualification et fait partie intégrante des présentes CGU.

2.3 Acceptation

L'accès au Service est subordonné à l'acceptation expresse et préalable des présentes CGU, de la Politique de confidentialité, de l'AUP, de la Déclaration de finalité prévue et du DPA. Chacun de ces documents est publié en permanence sur le site du Service (welby.ch/legal) et présenté lors de l'inscription ; chaque acceptation est enregistrée avec la version et l'empreinte SHA-256 du texte accepté.

3. Création de Compte et auto-certification

3.1 Sélection obligatoire à l'inscription

Lors de l'inscription, le Client doit sélectionner la nature de son activité dans une liste déroulante obligatoire. Seules les sélections correspondant à une activité non médicale — « Institut esthétique non médical », « Spa / wellness (sans actes esthétiques sur la peau) » ou « Autre » activité non médicale — permettent la finalisation de la création du Compte. Toute sélection désignant une activité médicale ou paramédicale (notamment cabinet médical, cabinet médico-esthétique, cabinet de physiothérapie ou kinésithérapie, cabinet dentaire) bloque l'inscription, indépendamment du contenu de l'auto-certification de l'Article 6.1.

3.2 Informations exactes

Le Client garantit l'exactitude, l'actualité et la complétude des informations fournies lors de l'inscription et tout au long de la relation contractuelle. Il s'engage à les mettre à jour sans délai.

3.3 Sécurité du Compte

Le Client est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute activité réalisée depuis son Compte. Toute suspicion de compromission doit être signalée sans délai à security@welby.ch.

3.4 Utilisateurs Autorisés

Le Client est seul responsable de la gestion des accès des Utilisateurs Autorisés (création, rôles, révocation). Il garantit que chaque Utilisateur Autorisé respecte les présentes CGU et l'AUP.

3.5 Restriction territoriale — clients suisses uniquement

Le Service est exclusivement destiné aux Clients ayant un établissement en Suisse. Les Clients établis hors de Suisse ne sont pas autorisés à créer un Compte et leurs Comptes peuvent être résiliés avec effet immédiat. Cette restriction est une condition essentielle du contrat : elle conditionne notamment le périmètre du DPA, la localisation des données et le régime applicable.

4. Souscription, prix, paiement, période d'essai

Les tarifs en vigueur sont exprimés en francs suisses (CHF) et affichés sur la page de tarification du Service. Une période d'essai gratuite de 14 jours est offerte aux nouveaux Clients ; aucun moyen de paiement n'est requis pour y accéder. Au terme de la période d'essai, la souscription se poursuit selon le forfait choisi.

La facturation est mensuelle, par prélèvement automatique ou tout autre moyen mis à disposition. Toute modification tarifaire est notifiée au Client avec un préavis d'au moins 30 jours. Le défaut de paiement à l'échéance autorise Welby à suspendre l'accès au Service après mise en demeure restée sans effet.

5. Description et limites du Service

5.1 Périmètre fonctionnel

Le périmètre fonctionnel est défini à l'Article 2.1 et précisé dans la documentation publique du Service. Les fonctionnalités peuvent évoluer dans le respect des présentes CGU et de la Déclaration de finalité prévue.

5.2 Assistance IA d'onboarding

Le Service intègre une assistance générative à la configuration initiale du Compte (par exemple : structuration de listes de prix, traduction de contenus rédigés par le Client). Cette assistance fonctionne selon les principes suivants :

(a) elle ne reçoit jamais de Données Clients (aucune anamnèse, aucune photographie, aucune note de séance, aucune coordonnée de Client Final) ;
(b) elle opère uniquement sur les données de configuration fournies par le Client ;
(c) chaque suggestion doit être validée par le praticien du Client avant d'être utilisée — Welby ne se substitue à aucun moment au jugement professionnel ;
(d) elle ne réalise aucune interprétation de données individuelles relatives à un Client Final.

5.3 Signatures électroniques

Le Service permet la capture de signatures électroniques au sens de la SCSE. Sauf mention contraire dans l'offre souscrite :

les signatures recueillies dans le Service constituent par défaut une signature électronique simple (SES), suffisante au regard des obligations de preuve applicables aux prestations non médicales du Client ;
les signatures électroniques avancées (SEA) ou qualifiées (SEQ) ne sont pas requises pour la qualification du Service et ne sont pas proposées en standard ;
chaque signature est horodatée, associée à une empreinte cryptographique du document signé et accompagnée de métadonnées de traçabilité (adresse IP, user-agent).

5.4 Hébergement

Toutes les Données Clients sont hébergées exclusivement en Suisse (voir liste des sous-traitants).

5.5 Disponibilité

Welby met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service. Aucune disponibilité ininterrompue n'est garantie. Des interruptions programmées peuvent être réalisées pour maintenance, dans la mesure du possible en dehors des heures ouvrées.

5.6 Support

Le support est accessible à support@welby.ch aux conditions de disponibilité publiées.

6. Représentations et garanties du Client (auto-certification)

6.1 Représentations

Le Client déclare, garantit et certifie :

(a) que son activité est une activité non médicale (institut esthétique non médical, spa, wellness, ou activité similaire) et non un cabinet médical, médico-esthétique, de physiothérapie ou dentaire ;
(b) qu'il n'emploie aucun personnel qualifié médical (médecin, infirmier, sage-femme, etc.) intervenant dans le cadre des prestations documentées via le Service ;
(c) qu'il ne réalise aucun acte médical au sens du droit suisse ;
(d) qu'il n'est pas soumis à l'art. 321 CP (secret professionnel médical) ;
(e) qu'il n'utilisera pas le Service à des fins de décision clinique, de diagnostic, de dépistage, de surveillance ni de recommandation thérapeutique relative à un Client Final ;
(f) qu'il ne demandera pas à Welby de développer, activer ou paramétrer une fonctionnalité s'apparentant à une aide à la décision clinique.

6.2 Représentation continue

Les représentations ci-dessus sont réputées réitérées (i) à chaque renouvellement d'abonnement, (ii) à chaque changement de forfait et (iii) lors de la recertification annuelle proposée par Welby.

6.3 Confiance de Welby

Welby fournit le Service en se fondant sur ces représentations. Le Client reconnaît que toute fausse déclaration vicie le consentement de Welby et peut entraîner la requalification réglementaire du Service au préjudice de Welby.

6.4 Indemnisation

Le Client indemnisera et tiendra Welby quitte de l'ensemble des frais (y compris frais de défense raisonnables), pertes, condamnations et sanctions résultant directement ou indirectement de la violation des représentations de l'Article 6.1, y compris dans le cadre de toute procédure réglementaire, administrative ou pénale alléguant que le Service constitue un dispositif médical en raison de la conduite du Client.

6.5 Résiliation pour violation

Toute violation de l'Article 6.1 constitue une faute grave autorisant Welby à résilier les CGU avec effet immédiat, sans indemnité et sans préjudice de tous autres droits. Une fenêtre d'export de 30 jours est accordée sauf interdiction légale.

6.6 Survie

L'obligation d'indemnisation de l'Article 6.4 survit à la résiliation des CGU.

7. Usage autorisé et usages interdits

7.1 Usage conforme

Le Client et ses Utilisateurs Autorisés utilisent le Service conformément aux présentes CGU, à l'AUP, à la Déclaration de finalité prévue et au droit applicable.

7.2 Usages interdits

Il est notamment interdit :

(a) d'utiliser le Service à des fins de décision clinique ou para-clinique relative à un Client Final ;
(b) d'intégrer le Service avec un dispositif médical réglementé à des fins cliniques ;
(c) d'utiliser le Service dans le cadre d'une relation médicale soumise à l'art. 321 CP ;
(d) de mettre en œuvre une configuration ou un usage qui aurait pour effet de qualifier le Service comme dispositif médical au sens du MDR ou de la MedDO ;
(e) de promouvoir, d'afficher ou de représenter le Service auprès de tiers comme certifié, validé ou recommandé pour un usage médical ;
(f) de tenter d'accéder aux données d'autres Clients ou de contourner les cloisonnements multi-locataires ;
(g) de procéder à de l'ingénierie inverse, copier, revendre, sous-licencier ou mettre à disposition le Service à des tiers, sauf accord écrit préalable de Welby.

7.3 Conséquences

Tout usage interdit constitue une violation substantielle autorisant Welby à suspendre le Compte sans préavis et à résilier les CGU dans les conditions de l'Article 6.5.

8. Obligations de Welby

8.1 Conformité réglementaire

Welby s'engage à :

héberger les Données Clients exclusivement en Suisse (Article 5.4) ;
mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites au DPA et à son Annexe II ;
traiter les Données Clients en qualité de sous-traitant, sur instructions documentées du Client ;
maintenir la qualification du Service comme outil administratif hors dispositif médical ;
notifier le Client de toute violation de données personnelles dans les conditions du DPA ;
publier et tenir à jour la liste publique des sous-traitants ultérieurs.

8.2 Limites

Welby ne fournit aucun conseil médical, juridique, fiscal ou réglementaire au profit du Client. Toute communication de Welby est strictement informationnelle.

9. Propriété intellectuelle

9.1 Propriété de Welby

Le Service, son code source, ses interfaces, ses modèles de formulaires fournis par Welby, ses marques et tout élément distinctif sont la propriété exclusive de Welby ou de ses concédants. Aucune cession n'est consentie au Client ; seul un droit d'usage non exclusif, non transférable et révocable lui est accordé pour la durée de l'abonnement.

9.2 Propriété du Client

Le Client demeure propriétaire des Données Clients et des Données Compte. Le Client peut les exporter à tout moment via les fonctionnalités prévues à cet effet.

9.3 Données agrégées et anonymisées

Welby peut produire et exploiter des données agrégées et anonymisées (statistiques d'usage du Service, indicateurs de performance) pour améliorer le Service, à la condition qu'aucune ré-identification ne soit possible.

10. Données personnelles et confidentialité

10.1 Rôles

Pour les Données Clients, le Client agit en qualité de responsable du traitement et Welby en qualité de sous-traitant au sens du DPA. Pour les Données Compte, Welby agit en qualité de responsable du traitement — voir la Politique de confidentialité.

10.2 Politique de confidentialité

Les modalités détaillées sont décrites dans la Politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes CGU.

10.3 Restriction territoriale et art. 27 RGPD

Dans la mesure où le Service est limité aux Clients établis en Suisse, Welby n'a pas désigné de représentant au sens de l'art. 27 RGPD. Si la base de Clients devait évoluer, Welby procéderait à cette désignation et mettrait à jour la présente politique en conséquence.

10.4 Délégué à la protection des données (DPO)

Le DPO de Welby est joignable à dpo@welby.ch.

11. Confidentialité contractuelle

Chaque Partie s'engage à conserver confidentielles les informations non publiques échangées dans le cadre des CGU. Cette obligation survit cinq (5) ans à la résiliation, sous réserve des informations tombées dans le domaine public sans manquement de la Partie qui les divulgue.

12. Responsabilité

12.1 Exclusions

Welby n'est pas responsable :

(a) des décisions cliniques prises par le praticien du Client ;
(b) du contenu des formulaires, modèles ou textes adoptés par le Client ;
(c) du non-respect par le Client de ses obligations sectorielles (commerce-esthétique, hygiène, fiscalité, droit du travail) ;
(d) des dommages indirects (perte d'exploitation, perte de chance, atteinte à l'image, perte de données dès lors qu'une sauvegarde est disponible).

12.2 Plafond

La responsabilité totale de Welby au titre des CGU est plafonnée au montant des redevances perçues du Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur.

12.3 Exceptions

Les exclusions et plafonds de l'Article 12 ne s'appliquent pas en cas de dol, de faute grave ou d'atteinte à l'intégrité corporelle imputables à Welby.

13. Garanties

13.1 Garanties de Welby

Welby fournit le Service avec la diligence professionnelle attendue d'un éditeur de logiciel SaaS opérant en Suisse.

13.2 Exclusion des autres garanties

Sous réserve de l'Article 13.1, le Service est fourni « en l'état » (« as is ») et « tel que disponible » (« as available »). Aucune autre garantie, expresse ou tacite, n'est consentie, dans toute la mesure permise par le droit applicable.

14. Notifications

Sauf disposition contraire, les notifications adressées au Client le sont par courriel à l'adresse rattachée à son Compte et, à titre subsidiaire, par publication dans le Service. Les notifications adressées à Welby le sont par courriel à legal@welby.ch.

15. Modifications des CGU

Welby peut modifier les CGU. Les modifications substantielles sont notifiées au Client avec un préavis d'au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur vaut acceptation ; à défaut, le Client peut résilier sans frais avant cette date.

16. Durée, suspension, résiliation

16.1 Durée

Les CGU sont conclues pour la durée de l'abonnement et reconduites tacitement à chaque échéance.

16.2 Résiliation par le Client

Le Client peut résilier à tout moment depuis son Compte ou en écrivant à support@welby.ch. La résiliation prend effet au terme de la période d'abonnement en cours.

16.3 Suspension par Welby

Welby peut suspendre l'accès au Compte, après mise en demeure restée sans effet, en cas (i) de non-paiement, (ii) de violation des présentes CGU, (iii) de risque sérieux pour la sécurité du Service ou (iv) sur injonction d'une autorité compétente.

16.4 Résiliation par Welby

Welby peut résilier les CGU avec effet immédiat en cas de violation grave et notamment : violation de l'Article 6.1, fausse déclaration, contournement des cloisonnements multi-locataires, ou tout usage relevant de l'Article 7.2.

17. Conséquences de la résiliation

17.1 Export

Une fenêtre d'export des Données Clients est maintenue pendant 30 jours après la résiliation, sauf interdiction légale.

17.2 Suppression

À l'issue de la fenêtre d'export, Welby supprime les Données Clients selon les modalités du DPA (Article 12 du DPA), au plus tard dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la résiliation, sous réserve des durées légales de conservation (notamment art. 962 CO pour les pièces comptables).

17.3 Certificat de suppression

Un certificat de suppression peut être délivré au Client sur demande écrite adressée à dpo@welby.ch.

18. Force majeure

Aucune des Parties ne peut être tenue responsable d'un manquement résultant d'un événement de force majeure au sens du droit suisse (catastrophe naturelle, conflit armé, panne d'infrastructure publique majeure, décision d'autorité, etc.).

19. Cession

Le Client ne peut céder les CGU sans accord écrit préalable de Welby. Welby peut céder les CGU à un repreneur de son activité, sous réserve d'en informer le Client.

20. Indépendance des stipulations

Si une stipulation des CGU est jugée nulle ou inapplicable, les autres stipulations demeurent en vigueur et les Parties s'efforceront de la remplacer par une stipulation d'effet économique équivalent.

21. Intégralité de l'Accord — hiérarchie

Les CGU, la Politique de confidentialité, l'AUP, la Déclaration de finalité prévue et le DPA forment l'intégralité de l'accord entre les Parties. En cas de contradiction, l'ordre de priorité est le suivant :

le DPA prévaut sur tout autre document s'agissant du traitement des Données Clients par Welby en qualité de sous-traitant ;
la Déclaration de finalité prévue prévaut sur tout autre document s'agissant de la qualification réglementaire du Service ;
les présentes CGU prévalent sur la Politique de confidentialité et sur l'AUP pour tout autre sujet.

22. Droit applicable

Les CGU sont régies exclusivement par le droit suisse, à l'exclusion de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CISG).

23. For

Tout litige relatif aux CGU relève de la compétence exclusive des tribunaux ordinaires de Genève (Suisse), sous réserve des règles impératives applicables aux consommateurs.

24. Contact

Support général : support@welby.ch
Délégué à la protection des données (DPO) : dpo@welby.ch
Questions juridiques : legal@welby.ch
Adresse postale : Hundred Technologies Sàrl/GmbH, Rue du Dauphiné 11, 1203 Genève, Suisse. IDE : CH-486.714.259.